Wenn HNO-Ärzte renovieren – Erfahrungsbericht von Dr. med. Sebastian Zander

In unserer HNO-Gemeinschaftspraxis kommt selten Langeweile auf, insbesondere, wenn Umbrüche anstehen – so wie es vor kurzem bei uns der Fall war. Zu Beginn dieses Jahres begannen mein neuer Partner und ich das Jahr mit vielen Ideen. Neben fachlichen und organisatorischen Einzelheiten entschieden wir: Die Praxis muss renoviert und modernisiert werden!

Falls Sie – meine werten Kollegen – ähnliche Vorhaben planen, möchte ich eine kleine Hilfestellung anbieten. Selbstverständlich nur mental. Physisch stehe ich bis auf Weiteres nicht für weitere Renovierungsvorhaben zur Verfügung: Der Akku(bohrer) muss nun laden. ganz davon abgesehen, dass auch heute selten ein Tag vergeht, an dem nicht nur Patienten, sondern auch Dübel verschiedenster Entität (Hohlraum, Schwerlast, Gipskarton u.a.) noch meine Aufmerksamkeit suchen.

Jede Praxismodernisierung braucht ein klares Konzept

Aber ganz von vorne: Vor Beginn steht eine solide Planung. Was zunächst nach einem kleinen „Update“ klingt, wurde für uns schnell zum Gemeinschaftsprojekt mit Diskussionspotenzial: Wie viele LAN-Anschlüsse pro Raum brauchen wir wirklich? Und können wir uns auf eine Wandfarbe einigen, ohne dass daraus eine pathologische Auseinandersetzung entsteht? Sind diese Fragen erst einmal geklärt, tun sich schnell neue Fragen auf. Aber der Reihe nach. Vor Beginn sollte das Konzept stehen.

Schritt 1: Bedarfsanalyse und Zieldefinition

Skizzieren Sie Räume, Abläufe, Patientenzahlen und -ströme sowie zukünftiges Wachstum. Wo möchten Sie nur eine optische Modernisierung? Wo können oder wollen Sie einen Um- oder Ausbau, eine Umstrukturierung, eine Angebotserweiterung oder technische Upgrades vornehmen?

Schritt 2: Raumaufteilung

Planen Sie Empfang, Wartebereich, Behandlungsräume, Büroflächen und ggf. Sozialräume ein. Legen Sie dabei bauliche Maßnahmen (z.B. Wände, Türen, Sanitäranlagen), Akustik, Licht, und Farbgestaltung fest. Größere Veränderungen sollten am besten frühzeitig mit einem Architekturbüro und Innenarchitekt*innen besprochen werden. Es empfiehlt sich, die Expertise von Spezialist*innen für den Innenausbau von Praxen zu nutzen. Während wir in unserem Berufsleben nur eine Praxis umbauen, können Sie an diesem Punkt von der Erfahrung anderer profitieren. Schließlich würde ich mir ein künstliches Kniegelenk auch nicht von einem Hämatologen einbauen lassen.

Beziehen Sie außerdem Ihre Mitarbeiter in die Planung ein. Während wir in unserem Untersuchungszimmer die Alleinherrschaft für uns beanspruchen, sollten wir uns auch darüber im Klaren sein, das noch viele weitere Hände und Köpfe den Praxisalltag stemmen – fernab von unserem unmittelbaren Wirkungsbereich. Hier kann ein gemeinsames Brainstorming im gesamten Team helfen, bestehende Abläufe zu analysieren und für die Zukunft vielleicht zu verbessern.

Schritt 3: Erweiterung der EDV und Digitalisierung

Überprüfen Sie Ihre Praxissoftware und Medizingeräte mit IT-Schnittstellen. Schnell verliert man den Überblick über Software-Lizenzen, bestehende Hardware und ähnliches. Verschaffen Sie sich deshalb einen Überblick über ihre IT-Struktur. Nutzen Sie die Gelegenheit, um auf dem neuesten Stand zu sein. Insbesondere wenn Sie die Neuanschaffung von Diagnostik planen. Die IT-Infrastruktur muss hier gegebenenfalls auf Ihre geänderten Bedürfnisse angepasst werden.

Schritt 4: Angebotserweiterung und Geräteanschaffung

Stimmen Sie den Bedarf an neuen Untersuchungsmöglichkeiten (z.B. Videostroboskopie, Audiometrie, Allergiediagnostik) mit dem Team ab. Die Anschaffung neuer diagnostischer Methoden ist sehr reizvoll. Berücksichtigen Sie aber, dass diese auch von Ihrem Team durchgeführt werden muss. Können Sie Ihr Team für neue Untersuchungsmethoden begeistern? Ist Ihr Personal bereit, sich einzuarbeiten und hat Interesse an Fortbildungen?

Es sollte ein neues Sonographiegerät sein? Dann wurde es noch eine Endoskopkamera und der alte PC wollte partout nicht mit dem neuen WLAN sprechen. Das Tympanogramm läuft nur auf einem Android-Betriebssystem? Kurz gesagt: Frühzeitige Rücksprache mit IT-Technikern und Handwerkern spart Nerven und graue Haare – auch bei Ärzten jenseits der 35.

Prüfen Sie Finanzierungs- und Fördermöglichkeiten. Vergleichen Sie Angebote verschiedener Hersteller und binden Sie externe Experten für Installation und Einweisung ein. Und: Rechnen Sie – auch wenn es reizvoll ist, moderne Diagnostik anzuschaffen. Erstellen Sie eine Strategie, wie sich die Neuanschaffungen rentieren können!

Es ist hier ratsam immer wieder einen Schritt zur Planung der Räumlichkeiten zurückzugehen. Neue Untersuchungen anzubieten, ist eine fantastische Möglichkeit, um das Angebot der eigenen Praxis zu erweitern. Planen Sie sorgfältig, wie Sie die neuen Abläufe reibungslos in den bestehenden Alltag integrieren können. Auch wenn es zuerst nebensächlich klingt, sollte man wissen, wo neue Geräte, Stühle, Liegen oder andere Dinge strategisch gut aufstellt sind.

Eigenleistung vs. externe Dienstleistungen beim Praxisumbau

Natürlich haben wir alle schonmal den Pinsel geschwungen, mit Inbusschlüsseln an schwedischem Holzwerk Hand angelegt oder die Arbeitsplatte für die Küche zurechtgesägt. Aber haben wir die Zeit hierzu? Hält ein günstiges Möbelstück den täglichen Belastungen stand? An manchen Stellen kann es sicherlich Geld sparen und sinnvoll sein. Anderenorts wäre es sinnvoll die Arbeit professionell erledigen zu lassen um sich um Organisation oder Patientenversorgung zu kümmern- oder um einfach mal den eigenen Akku zu laden.

Was kann selbst gemacht werden?

• Planung der Abläufe, Grundrissskizzen, Abstimmung des Konzepts im Praxisteam
• Koordination und Kommunikation mit Handwerkern, Lieferanten und externen Experten
• Organisation von Praxisbetrieb und Patienteninformation während der Bauphase

Was sollte extern beauftragt werden?

• Bau- und Installationsarbeiten, Elektro- und IT-Installationen
• Anpassung der IT-Hard- und Software, ggf. Entfernen alter und/oder Einbindung neuer Geräte durch zertifizierte IT-Spezialisten oder Servicepartner
• Inneneinrichtung, z.B. spezielle Einbaulösungen wie Empfangsmöbel
• Kosten-, Nutzen- und Zeitanalyse

7 weitere Tipps für die Praxisrenovierung

• Zeitplan mit Meilensteinen, Pufferzeiten und Betriebsunterbrechungen aufstellen: Aus eigener Erfahrung würde ich eine kalendarische Planung des Praxisumbaus empfehlen. Erstellen Sie sich ein strukturiertes Dokument, das die wichtigsten Phasen, Termine und Verantwortlichkeiten übersichtlich darstellt. Eine optische Darstellung des Ablaufs kann helfen, die einzelnen Schritte besser im Überblick zu halten. Ein solches Dokument kann beispielsweise als Tabelle in Excel oder Word erstellt werden.
• Zeiten für lärmintensive Arbeiten klar festlegen und kommunizieren: Seien Sie immer einen Schritt voraus, um Ärger mit anderen Hausbewohnern und Nachbarn zu vermeiden. Informieren Sie frühzeitig über Zeitraum, Art der Arbeiten, erwarteten Lärm und Wasserabschaltungen. Hinterlegen Sie Ihre Kontaktdaten für Rückfragen, um Verständnis und Akzeptanz zu erhöhen. So können Sie Konflikte im Vorfeld vermeiden.
• Inventur vor der Anschaffung neuer Instrumente oder Endoskope: Gibt es Instrumente, die Sie nicht mehr benötigen? Es lohnt sich, bei Herstellern anzufragen, ob ein Geräteaustausch möglich ist. Nicht selten werden Altgeräte im Reparaturaustausch von Herstellern angenommen. Hier sind mit etwas Glück gute Schnäppchen zu machen.
• Kostenrahmen festlegen und Angebote vergleichen, Fördermöglichkeiten prüfen (z.B. KfW-Kredit)
• Bauphasen mit Wasserabschaltung im medizinischen Betrieb nach Möglichkeit auf Randzeiten oder Wochenenden legen
• Das Team fortlaufend einbinden, für Motivation und Transparenz sorgen
• Patienten frühzeitig informieren – etwa per Aushang oder Webseite

Fazit: Chaos im Chor vermeiden

Eine strukturierte Planung, die professionelle externe und eigene Leistungen sinnvoll kombiniert, sichert eine effiziente, motivierende und nachhaltige Modernisierung der HNO-Praxis. Wer flexibel in Planung und Durchführung bleiben kann, wird dem steigenden Anspruch auf Optimierung Herr.

Die (fast) letzten Bauabnahmen haben wir gemeinsam nicht klaglos, aber glücklich überstanden. Das Ergebnis: Frische Räume, moderne Technik, und eine Praxis, die mit ihrem neuen Look Lust auf Zukunft macht. Patienten und Team nehmen es mit Humor und Freude auf – aber auch jetzt noch vermisse ich gelegentlich den Papiermülleimer am gewohnten Ort, oder suche das Ladekabel für meine Stirnlampe in einem nicht mehr existentem Regal.

Lohnt sich unter dem Strich eine Renovierung in der Praxis? Definitiv ja! Mutig, manchmal chaotisch, aber am Ende die beste Entscheidung für begeisterte Patienten, zufriedene Mitarbeiter und ganz besonders für zwei HNO-Ärzte, die wieder etwas zum Erzählen haben!

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