Ein Stromausfall, ein IT-Angriff oder eine unterbrochene Telefonverbindung kann den Praxisbetrieb von einer Minute auf die andere erheblich einschränken. Dann stellt sich nicht nur ganz praktisch die Frage, welche Behandlungen noch möglich sind. Auch die organisatorischen Abläufe müssen funktionieren: Wie kann die Praxis ohne die gewohnten Systeme organisiert weiterarbeiten, mit Patient*innen kommunizieren und sensible Daten geschützt festhalten?  

Der Handlungsbedarf in der Notfallvorsorge ist groß. Nach einer Befragung des ZiPP stehen 82 Prozent der ambulanten Praxen im Falle eines Stromausfalls ohne Notfallplan dar. Bei Ausfällen der Telekommunikationssysteme sind es 80 Prozent. Ein Notfallplan für solche Lagen ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben. Er hilft aber dabei, bestehende Anforderungen in klare Abläufe zu übersetzen – und das nicht erst, wenn der Bildschirm schon schwarz ist.

Für HNO-Praxen folgen daraus zwei Fragen: Wie erstellen wir einen Notfallplan für die Praxis? Und welche Pflichten müssen wir darin konkret beachten?

Drei Grundlagen geben Orientierung

Ohne Technik oder Strom finden die eingespielten Wege einer Praxis schnell ihre Grenzen. Dabei müssen Versorgung und Verwaltung auch in Ausnahmesituationen ihren Pflichten nachkommen. Qualitätsmanagement, IT-Sicherheit und Datenschutz geben wertvolle Orientierung dafür, welche Pflichten das genau sind. Die gute Nachricht: Viele der folgenden Punkte lassen sich in der Praxis für einen eigenen Notfallplan schnell und unkompliziert klären.

1.    Qualitätsmanagement: Die Zuständigkeiten regeln

Besonders im Notfall muss das Praxisteam wissen, wie die Praxis weiterarbeitet und wer relevante Entscheidungen trifft. Dafür bietet die QM-Richtlinie des G-BA den Rahmen: Legen Sie eine koordinierende Person fest und benennen Sie auch eine Vertretung. Überlegen Sie vorab, unter welchen Bedingungen Sie welche Leistungen sicher anbieten können. Legen Sie danach fest, wann die Praxis Termine verschieben muss und wie Sie Ihre Patient*innen auch ohne Strom weitervermitteln.

2.    IT-Sicherheit: Die richtigen Ansprechpartner festlegen

Technische Störungen sind ein Fall für IT-Dienstleister. Die Praxis sollte dennoch wissen, welche Daten gesichert sind, wie der Dienstleister erreichbar ist und wer eine Störung wie meldet. Die IT-Sicherheitsrichtlinie der KBV verlangt von Praxen angemessene Vorkehrungen. Hilfreich sind offline gespeicherte Kontaktdaten, eine einfache Störungsdokumentation und ein abgestimmter Wiederanlauf. Wenn das Team Fehlermeldungen und betroffene Systeme direkt festhält, kann der IT-Dienstleister gleichzeitig schneller einschätzen, welche Schritte nötig sind.

3.    Datenschutz: Ohne PVS sicher dokumentieren

Wenn das PVS ausfällt, ist nicht nur der Zugriff auf bestehende Daten eingeschränkt. Neue Dokumente wie Behandlungsnotizen haben auch erstmal keinen Ablageort. Gerade für personenbezogene Daten fordert die DSGVO konkreten Schutz. Notwendige Papierformulare, ein fester Aufbewahrungsort und der spätere Übertragungsweg müssen daher festgelegt sein. Auch ist es hilfreich, direkt die Person zu benennen, welche nach dem Wiederanlauf die Angaben ins PVS überträgt.

Die Anforderungen zu Abläufen machen: Der Notfallplan

Diese Pflichten zu kennen, ist wichtig. Wichtiger noch ist allerdings, sie auch umzusetzen. Dafür braucht es klare Abläufe und Zuständigkeiten. Ein Notfallplan ist mehr als nur eine Kür im Praxisalltag. Er sichert, dass Qualitätsmanagement, IT-Sicherheit und Datenschutz auch in Ausnahmesituationen nicht untergehen.

Gerade deshalb ist die Versorgungslücke wie sie das ZiPP beschreibt so erstaunlich: Ein Notfallplan schützt die Versorgung von Patient*innen, die Arbeit des Teams und die Organisation der Praxis. Er ist keine Pflicht – aber er stellt eine große Entlastung für genau die Situationen dar, in denen Entlastung unverzichtbar wird.  

Die ersten Schritte zum praxiseigenen Notfallplan

Wer einen Notfallplan erstellt, muss nicht erst bei null anfangen. Der HNOnet-Beitrag „Stromausfall: Wie sich Arztpraxen richtig vorbereiten“ zeigt, wie Praxen alternative Kommunikationswege vorbereiten und analoge Unterlagen bereithalten können. Für technische Störungen erläutert das Interview „IT-Ausfälle in der Praxis: Wie Sie vorbeugen und im Notfall reagieren“, warum es wichtig ist, Ausfälle zunächst einzugrenzen und den IT-Dienstleister frühzeitig einzubeziehen.

Weitere Hilfe bietet die neue KBV-Themenseite zur Krisenvorsorge. Sie bündelt Broschüren, Checklisten und anpassbare Muster. Praxen können die bereitgestellten Dokumente, etwa eine Liste mit wichtigen Notfallkontakten, einfach mit ihren praxiseigenen Informationen ergänzen.

Vier Themenfelder sollte zudem jeder Notfallplan aufgreifen, um die abstrakten Anforderungen aus Qualitätsmanagement, IT-Sicherheitsrichtlinie und Datenschutz in konkrete Handlungen zu übersetzen:

• Entscheidungen und Kommunikation: Wer übernimmt im Störungsfall die Koordination? Wer informiert Team, Patient*innen und weiterbehandelnde Stellen?
• Sichere Versorgung: Welche Untersuchungen und Behandlungen können eingeschränkt fortgeführt werden? Wann werden Termine abgesagt oder Patient*innen weitergeleitet?
• Übergangsdokumentation: Wo befinden sich Papierformulare, Notfallkontakte und Hinweise zur datenschutzgerechten Dokumentation ohne PVS?
• IT und Wiederanlauf: Wie ist der IT-Dienstleister erreichbar? Wer dokumentiert die Störung? Wer prüft, ob Systeme und Daten wieder nutzbar sind, bevor der Regelbetrieb startet?

Gut vorbereitet für die Ausnahmesituation

Für HNO-Praxen ist wichtig, alle Verpflichtungen gerade bei einem Ausfall kritischer Systeme im Blick zu behalten: Die QM-Richtlinie verlangt geregelte Zuständigkeiten und sichere Versorgungsabläufe. Die IT-Sicherheitsrichtlinie fordert organisierte Datensicherung und klare Verantwortlichkeiten. Die DSGVO verlangt einen angemessenen Schutz personenbezogener Daten.

Ein daran angelehnter, freiwilliger Notfallplan muss kein umfangreiches Handbuch sein. Entscheidend ist, dass die Anforderungen in klaren Handlungsabläufen umsetzbar sind. So bleiben die rechtlichen Anforderungen auch im Notfall gesichert.